Programar un documental en una biblioteca pública puede parecer un reto, pero con un planteamiento claro y materiales bien preparados, es una oportunidad fantástica para llevar tu película a nuevos públicos y fomentar el debate comunitario. Aquí comparto mi experiencia y consejos prácticos para convencer a una biblioteca y qué llevar el día de la presentación.

Entender la institución antes de acercarte

Antes de enviar un correo o llamar, me gusta investigar. Cada biblioteca tiene una misión, un calendario de actividades y un perfil de público. Algunas priorizan la formación y talleres; otras apuestan por el ocio cultural o por la programación infantil y familiar. Visita la web, consulta el calendario y, si es posible, pasa por allí para ver la sala y sentir el ambiente. Conocer el tipo de eventos que ya organizan te ayudará a adaptar tu propuesta.

Cómo presentar tu propuesta (email o dossier breve)

Cuando contacto la biblioteca preparo siempre un dossier breve que incluye lo esencial: sinopsis, ficha técnica, intención educativa o social del documental y propuestas de actividad complementaria. Un correo claro y conciso funciona mejor que un PDF kilométrico. Mi estructura preferida es:

  • Un primer párrafo que enganche: pregunta o dato que conecte el documental con la comunidad local.
  • Dos o tres frases sobre el film: duración, formato, año, director/a y por qué es relevante.
  • Propuesta concreta: proponer fecha(s), formato de proyección y tipo de actividad posterior (coloquio, taller, presentación, sesión con escolares, etc.).
  • Material que ofreces: cartel, tráiler, dossier didáctico, documentación para prensa.
  • Contacto directo: teléfono y tres horarios para una posible reunión.

    • Un ejemplo de frase de apertura: “Hola, soy la directora de X, y creo que nuestro documental sobre el barrio X podría servir como punto de partida para un diálogo sobre memoria urbana en su biblioteca”.

    Argumentos clave para convencer a la biblioteca

    Los responsables valoran el impacto cultural y el servicio a la comunidad. Mis argumentos suelen ir por estos caminos:

  • Relevancia local: vincular el tema del documental a problemáticas o intereses de la zona.
  • Accesibilidad: duración adecuada para horarios de biblioteca (entre 60 y 90 minutos suele funcionar mejor).
  • Valor educativo: material didáctico o actividades complementarias que puedan atraer colegios o asociaciones.
  • Coste bajo o nulo: ofrecer la proyección sin coste o con condiciones flexibles (por ejemplo, traer yo mismo/a el equipo).
  • Colaboraciones: proponer alianzas con asociaciones locales, universidades, o colectivos que amplifiquen la asistencia.

    • Qué materiales preparar y enviar con la propuesta

    Preparo siempre dos grupos de materiales: los que envío antes para valorar la propuesta y los que llevo físicamente el día de la proyección.

    Materiales para enviar o adjuntar al correo

  • Tráiler (link privado de Vimeo o YouTube) y, si es posible, un screener protegido (Wetransfer con contraseña o enlace privado).
  • Sinopsis corta (2-3 líneas) y larga (1-2 párrafos).
  • Ficha técnica y artística: duración, formatos disponibles, idioma y subtítulos.
  • Dossier de prensa o notas de producción: contexto, objetivos, fotos en alta resolución y biografía breve del equipo.
  • Propuesta de actividades complementarias: guión de coloquio, lista de preguntas para debate, taller de 60-90 min o recursos didácticos para colegios.
  • Testimonios o reseñas si las hay, y métricas de exhibición previas: público, festivales, premios.

    • Materiales para llevar el día de la proyección

  • Versión del documental en varios formatos si es posible: USB, Blu-Ray, y enlace de streaming de emergencia.
  • Ordenador portátil y adaptadores (HDMI, VGA), cable de audio y prolongadores. No confíes solo en el equipo de la biblioteca.
  • Un altavoz portátil de calidad (Bose, JBL u otra marca fiable) si la sala pequeña no tiene buena sonoridad.
  • Carteles impresos y flyers A4/A5 para distribuir entre el público y la prensa local.
  • Copia impresa del dossier didáctico y de las preguntas para el debate para repartir entre asistentes.
  • Hojas de presencia o una hoja de feedback para recoger contactos e impresiones (ideal para futuras proyecciones).
  • Visibilidad digital: QR con ficha del film, redes sociales y formulario de suscripción a tu newsletter.

    • Aspectos técnicos y derechos

    Habla de forma clara sobre los derechos de exhibición. Muchas bibliotecas requieren saber si la proyección es gratuita y si tienes los derechos para exhibir públicamente tu obra. Lleva un documento que acredite los derechos o una carta firmada del productor/a que lo autorice. Indica también el códec y la resolución del archivo; a menudo un MP4 H.264 en 1080p funciona bien.

    Además, pregunta por la sala: capacidad, si tienen proyector y equipo de sonido, accesibilidad y si pueden grabar o fotografiar el evento (y con qué finalidades).

    Proponer actividades que aumenten la probabilidad de aceptación

    Una biblioteca es más receptiva si la proyección no es un evento aislado. Algunas ideas que me han funcionado:

  • Coloquio con director/a o protagonista: ofrecer una sesión de preguntas y respuestas.
  • Taller práctico relacionado con la temática del documental (guion, cámara, memoria oral).
  • Ciclo temático: proponer la proyección como parte de un ciclo sobre el tema (memoria, migraciones, ecología).
  • Sesiones para centros escolares con guía didáctica adaptada al currículo.
  • Colaboración con asociaciones locales para ampliar difusión y atraer a sus miembros.

    • Cómo medir el éxito y mantener la relación

    Después del evento recoge datos: número de asistentes, hojas de feedback, fotos (con permisos) y comentarios relevantes. Envía un agradecimiento al equipo de la biblioteca con un breve informe de impacto y propuestas para futuras colaboraciones. Esta práctica simple multiplica las posibilidades de repetir la experiencia en otras bibliotecas.

    Documento Por qué importa
    Tráiler privado Permite evaluar rápidamente el film sin descargar archivos pesados
    Ficha técnica y derechos Tranquiliza a la biblioteca sobre legalidad y necesidades técnicas
    Dossier didáctico Atrae colegios y aumenta el valor educativo del evento
    Material de difusión Facilita la promoción y demuestra compromiso
    Equipo técnico de reserva Evita imprevistos y muestra profesionalidad

    Si la biblioteca duda, propón una prueba piloto: una proyección en horarios de baja ocupación o en colaboración con una asociación local. La experiencia directa suele disipar reticencias y abrir la puerta a futuras programaciones. Y recuerda: la paciencia, la claridad y la adaptabilidad son tus mejores aliados para que tu documental encuentre su espacio en el tejido cultural local.